De contentkalender: alles wat je moet weten

Een goede planning

Het niet vergeten van content-gerelateerde zaken begint vaak bij een goede planning. En het plannen van content gebeurt vaak aan de hand van een contentkalender. Want een contentkalender kan je zo belachelijk veel last-minute stress besparen en zorgt dat je te allen tijde jouw doelgroep bereikt. Maar nog lang niet iedereen ziet dat in. En dat is zonde, want zo moeilijk is het helemaal niet.

Hoe stel je een contentkalender op?

Het bijhouden van een contentkalender vergt alleen consistentie en structuur, maar dat is ook niet waar het probleem zit. Het probleem zit hem namelijk vaak in de eerste stap: het opstellen van de kalender en het bedenken van de bijbehorende relevante content. Maar dat probleem gaan we in deze blog verhelpen. Evenals alle andere moeilijkheden die bij het bedenken, maken en bijhouden van een contentkalender komen kijken. Daarnaast ga ik je voorzien van een aantal voorbeelden van een goede contentkalender.

Wat is een contentkalender precies?

Of je nu Instagrammer, mediamanager of eigen baas bent, bijna iedereen die iets met content doet heeft wel eens gehoord van de befaamde contentkalender. En waar de een contentkalender zegt, zegt de ander socialmediakalender of marketingkalender. Maar om deze blog duidelijk te houden, houd ik het gewoon bij contentkalender. Ik hoop dat je daar content mee bent. 🙂

Waar draagt een contentkalender aan bij?

Eigenlijk is zo’n contentkalender niets anders dan een overzichtelijke verzameling van diverse soorten content, die op een bepaald moment via social media, je website, je nieuwsbrieven of een ander kanaal gedeeld kunnen worden.

Een goede contentkalender helpt bij het geven van structuur aan de content-uitingen van je bedrijf en houdt rekening met jouw doelgroep, bedrijfsidentiteit en het doel van de boodschap. Voor veel bedrijven is de doelgroep en bedrijfsidentiteit wel duidelijk, maar het kan verstandig zijn om deze zaken toch in je kalender te vermelden. Dit kan voor bijvoorbeeld een nieuwe collega erg waardevol zijn. Of stel dat de contentmanager ziek is en iemand van een andere afdeling moet tijdelijk de contentdistributie regelen. Dan is het voor hem of haar erg handig om te weten wat precies de online doelgroep en bedrijfsidentiteit is, zodat hij of zij de content daarop kan afstemmen.

Duidelijkheid

Dat is sowieso een heel belangrijk voordeel van zo’n kalender: het zorgt voor duidelijkheid wanneer de persoon die normaal de content regelt niet aanwezig kan zijn. Een contentkalender helpt bijvoorbeeld bij vragen als "welke content moet ik op welk kanaal inplannen?" Dit is vooral van belang bij mkb-bedrijven − die vaak niet meer dan één contentmanager in dienst hebben. Mocht de contentmarketeer ziek zijn, dan weet zijn of haar tijdelijke vervanger in ieder geval precies wat er moet gebeuren. Maar naast dit voordeel, zijn er nog veel meer op te noemen. Die lees je in de volgende alinea.

Afbeelding 1: dit is een simpel voorbeeld van een contentkalender. Je kunt ook nog zaken als het doel, de tone-of-voice en een overzicht van bijvoorbeeld de contenttypen toevoegen. En met contenttypen bedoel ik, zoals zichtbaar in het voorbeeld, wat voor soort content het is. Mocht je bijvoorbeeld een blog plaatsen, dan is de contentvorm een blog, maar het type kan een adviesblog, how-to-blog of ander soort blog zijn.

De voordelen van een contentkalender

Het opstellen van een contentkalender is misschien even doorbijten, maar uiteindelijk zal het je alleen maar tijd opleveren. En hé, je hoeft hem ook niet in één keer te completeren. Doe er lekker een week over. Of een maand. Het is jouw feestje! En als je het even moeilijk hebt, denk dan aan dit enorme rijtje met voordelen die een contentkalender met zich meebrengt:

Het levert je ontzettend veel tijd op.

Omdat je content gaat bedenken wanneer je op je best bent, hoef je nooit content te bedenken wanneer je even zonder inspiratie zit. En dat kan je ontzettend veel tijd opleveren. Denk even terug aan toen je geforceerd een socialmediabericht moest schrijven over iets, maar je had geen idee waarover. Dat is vanaf nu verleden tijd.

Het zorgt voor rust in je hoofd en op kantoor.

Door elke ochtend even op je contentkalender te kijken, weet je altijd precies wat er moet gebeuren. Hierdoor hoef je niet in te zitten over jouw creativiteit op dat moment, omdat de content al voor je bedacht is. En ook op kantoor kan dat het stresslevel enorm reduceren.

Je vergeet nooit meer een socialmediabericht te plaatsen.

Dat is wel lekker hoor. Door ‘s ochtends even op je kalender te kijken, weet je wat er moet gebeuren en kun je het meteen doen. Of je hebt je content zelfs al ingepland. Gefeliciteerd, je kunt nu rustig genieten van een kopje koffie. Geen boze klanten of boze telefoontjes van je baas. Jij hebt alle socialmediaberichten al ingepland, dus jij hebt je werk goed gedaan. (Tenzij je enorme spelfouten o.i.d. hebt gemaakt, maar dat kan ik me niet voorstellen.)

Voor elke vorm van content hanteer je een vaste stijl.

Omdat je veel content in één keer creëert, kun je je berichten goed op elkaar afstemmen. Zo creëer je moeiteloos een passende tone-of-voice voor jouw onderneming.

Je kunt vooruit werken.

En dat is fijn, want er is niets frustrerender dan onder druk content moeten verzinnen, terwijl je inspiratieloos bent. Met een contentkalender kun je content gaan verzinnen als je je creatief voelt. En daarnaast kun je, als je je content hebt verzonnen en uitgewerkt, alles alvast inplannen. Dan hoef je er helemaal niet meer over na te denken. (Behalve over de ad hoc-content dan.)

Je verliest geen belangrijke dagen uit het oog.

Als je vooruit werkt, weet je precies wat er komen gaat. Hierdoor verlies je de belangrijke dagen, waar je bijvoorbeeld op in kunt haken, niet uit het oog. (Tip: noteer ook de verjaardagen van je collega’s. Daar kun je ook leuke socialmediaberichten aan wijden.) Bij ziekte of tijdelijke uitval kan iemand anders de content verzorgen.

Als je ziek bent kan iemand anders moeiteloos de content voor die periode verzorgen. Je hebt alles immers toch al duidelijk opgesteld in je mooie kalender. Of je hebt het allemaal al ingepland: helemaal mooi.

Iedereen weet wat er komen gaat.

Alle content voor de komende tijd staat in je contentkalender. Op de vraag "wat komt er vandaag precies online" kun jij nu dus mooi antwoorden: "dan kijk je toch even in de contentkalender." Oh, lekker zeg.

Het is een bron van inspiratie.

Als je het tijdens je creatieve processen even niet meer weet, dan kun je altijd kijken in het verleden van je contentkalender. Hier vind je alle content die je ooit hebt bedacht, waardoor je altijd beschikt over herbruikbare ideeën.

Je kunt waardevolle evaluatiemomenten houden.

Als je bijhoudt hoe elk bericht uit je contentkalender gepresteerd heeft, kun je na een zelf te bepalen periode een evaluatiemoment inlassen. Tijdens dit moment kun je met je hele team gaan kijken naar de content die het goed deed en de content die het minder deed. Kijk welke punten je kunt optimaliseren en welke je kunt elimineren en je content- of marketingstrategie wordt alleen maar beter.

Voordat je begint: stel jezelf de volgende vragen

Voordat je begint met het maken van de daadwerkelijke kalender, is het goed om jezelf een paar vragen te stellen. Allereerst moet je besluiten waar je de contentkalender precies voor gaat gebruiken. Wil je het als snelle check gebruiken, wil je alle mogelijke onderdelen toevoegen of wil je alle content zelfs al inplannen via een daarvoor bestemde tool?

Ook moet je vaststellen welke onderdelen uit je content- of marketingstrategie worden verwerkt. Vragen die je jezelf hier kunt stellen zijn: voeg ik een doelgroep of persona’s toe, voeg ik alle gemaakte afspraken per mediakanaal toe en welke informatie dien ik toe te voegen zodat een tijdelijke vervanger het gemakkelijk kan uitvoeren? Ook is het belangrijk om na te denken over hoe ver je vooruit gaat plannen.

Hoe wil je je kalender uit?

Als je eenmaal weet waar je je kalender voor wilt gebruiken en welke vaste onderdelen deze bevat, moet je bedenken hoe je hem wilt uitwerken. Kies je voor offline, dan ga je vaak voor een gratis sjabloon of zelfgemaakte opzet in Excel, Numbers of zelfs Word. Wil je je kalender online maken, dan kom je al snel uit bij tools als Google Calendar, Trello, of CoSchedule. Onder het kopje ‘nuttige tools voor je contentkalender’ zal ik dieper ingaan op de voor- en nadelen van deze tools.

De relevantste vragen

De vragen die je jezelf dient te stellen:

• Waar ga ik de contentkalender precies voor gebruiken?
• Plan ik de content al in via een daarvoor bestemde tool?
• Welke onderdelen uit mijn content- of marketingstrategie verwerk ik?
• Hoe ga ik mijn contentkalender uitwerken?
• Hoe ver plan ik vooruit?

Hoe is een contentkalender opgebouwd?

Als je voor jezelf duidelijk hebt waar je de contentkalender voor gaat gebruiken, of je de content alvast gaat inplannen en welke vaste onderdelen je kalender bevat, is het tijd om de opbouw te gaan realiseren. Een contentkalender bevat in ieder geval een aantal vaste onderdelen. Deze basisonderdelen zijn als volgt:

• De datum van publicatie.
• Het tijdstip van publicatie.
• Welk kanaal of medium hoort bij welke content.
• De contentvorm.
• Het contenttype.
• De eindverantwoordelijke.
• De status.

Er bestaat soms wat onduidelijkheid over de contentvorm en het contenttype, maar eigenlijk is het best simpel: de contentvorm omvat hoe de content is verpakt. (Is het een foto, blog, vacature of iets heel anders.) Het type van de content gaat in op de inhoud van de vorm. Zo kan het contenttype een behind the scenes-foto, how-to-blog of managementvacature zijn.

Wanneer je de basis hebt neergezet, kun je deze verder gaan uitwerken. Dat is namelijk het leuke van een contentkalender: je kunt hem zo specifiek en gedetailleerd maken als je zelf wilt. Je kunt je kalender verder uitwerken met de volgende onderdelen:

• Het doel van de content.
• De boodschap van de content.
• Het onderwerp van de content.
• De tone-of-voice van de content.
• De call-to-action van de content.
• De doelgroep.
• De relevante SEO-zoekwoorden.
• De volledige inhoud van de content (je voegt bijvoorbeeld de tekst of foto’s al toe).
• Het budget (indien er gebruik wordt gemaakt van gesponsorde content).

Er bestaat enige overlapping in bovenstaande punten. Wanneer je bijvoorbeeld de tone-of-voice vermeldt, weet je vaak wel wie jouw doelgroep is. Anders had je de tone-of-voice nooit kunnen bepalen. Hetzelfde geldt voor het doel en de call-to-action, de een interpreteert zo’n begrip net weer anders dan de ander. Maar ik hoop dat ik het op deze manier duidelijk uit heb weten te leggen.

Een voorbeeldje van een contentkalender

Als je de voor jou relevante onderdelen uit bovenstaande opsommingen hebt verwerkt, komt je contentkalender er dus ongeveer zo uit te zien.

Afbeelding 2: zoals je ziet, begint de contentkalender nu echt duidelijk te worden. Maar zoals reeds aangegeven, heeft iedereen weer andere punten die voor hen relevant zijn. Zo kan er bijvoorbeeld nog een onderwerp worden toegevoegd. Stel ik zou dit voor maandag doen, dan zou er bijvoorbeeld ‘Koen gooit pijltje richting het dartbord + relevante vraag’ komen te staan. Dit is vooral handig bij bedrijven waar er geen fulltime marketeer aanwezig is, zodat iedereen de content kan oppakken.

Nuttige tools voor je contentkalender

Een beetje hulp is altijd fijn. En vooral als die hulp komt in de vorm van programma’s die jou het leven makkelijker maken. Zo zijn er online ontzettend veel tools te vinden die jou kunnen helpen bij het opzetten van een gratis contentkalender. Maar omdat de een voorkeur geeft aan een offline sjabloon en een ander aan een betaalde online tool, zal ik in dit stuk alle offline tools, online gratis tools en online betaalde tools noemen.

Allereerst de offline tools:

• Excel: van dit programma, dat we eigenlijk allemaal wel kennen, hoef je eigenlijk alleen de basis te kennen om een mooie opzet te maken. Maar om jou het leven nog makkelijker te maken, heb ik onderaan deze blog een gratis sjabloon toegevoegd dat je kunt downloaden. Dit sjabloon is direct te openen in Excel, zodat je meteen kunt beginnen.
• Numbers: dit is eigenlijk eenzelfde soort programma als Excel, alleen is Numbers voor de Apple-gebruikers onder ons.

Dit zijn de gratis online tools (die ik aanraad):

• Google Calendar: met deze online kalender, die gekoppeld is aan Gmail, kun je door de kleurmarkeringen hele overzichtelijke planningen maken. Ook kun je elke opdracht aan iemand toekennen, waarna die persoon een melding ontvangt wanneer er iets geplaatst moet worden.
• Trello: deze gratis tool is enorm makkelijk in gebruik, kan worden gekoppeld aan Google Drive en Dropbox en geeft de optie om to-do lijstjes te maken. Ook kun je elk to-do lijstje aan iemand koppelen, waardoor het overzicht erg gemakkelijk kan worden bewaard.
• Asana: via deze tool kun je per gebruiker een eigen to-do list maken, of je kunt werken uit een algemene planning. Ook kan er op elke taak worden gereageerd, zodat er snel interactie over eventuele optimalisatie kan ontstaan. Verder biedt deze tool de mogelijkheid om dingen toe te wijzen en deadlines voor bepaalde taken te stellen.

En dit zijn de betaalde tools (die ik aanraad):

• CoSchedule: deze tool is een plugin voor WordPress en biedt ontzettend veel mogelijkheden. (Maar dan moet je website dus wel op WordPress draaien.) Met deze kalender is het mogelijk om al je content op één plek te beheren: vanuit het WordPress dashboard welteverstaan. Zo heb je de content, social media en kalender op dezelfde plek. En omdat het gekoppeld kan worden aan Bitly, Google Analytics en Google Docs, biedt het nog meer mogelijkheden. (De prijs zit tussen de 14 tot 548 euro per maand.)
• Hubspot: de kalender van Hubspot is meer dan alleen een contentkalender. Het is een tool voor social media, blogs, SEO, analytics en e-mailmarketing. En ook deze tool is als WordPress plugin te gebruiken. Dit maakt het een compleet, maar prijzig pakket. De kalender biedt alle opties die je verwacht en is erg makkelijk in gebruik. Maar omdat er zoveel opties zijn, is deze tool niet handig als je alleen van een kalender gebruik wilt maken. (185 euro per maand.)
• Trello: ja, daar is hij alweer. Trello heeft een gratis versie en een betaalde versie, en de betaalde versie is smullen. Ik was al enorm te spreken over de gratis variant, maar de betaalde versie is nog beter (en relatief goedkoop). Als je overstapt naar de betaalde versie kun je meer app integraties ontgrendelen, teamoverzichten beheren en een betere beveiliging genieten. (De prijs zit tussen de 8 tot 20 euro per maand.)

Conclusie

Het heeft even geduurd, maar je bent eindelijk bij de conclusie aangekomen. Gefeliciteerd. Of je bent zo’n type dat meteen naar de conclusie scrollt voor de kern van de blog. Dan iets minder gefeliciteerd, maar desondanks leuk dat je deze blog (deels) leest. Helaas moet ik je wel teleurstellen, want in deze conclusie ga ik niet alles nogmaals samenvatten. Daar is alle informatie gewoon te waardevol voor. Elk onderdeel van deze blog vind je terug onder de duidelijke koppen. Dus als je specifiek op zoek bent naar wat informatie over een bepaald deel van de contentkalender, dan kun je het op die manier vinden.

Ik hoop dat ik je middels deze blog wat meer duidelijkheid heb kunnen bieden over de contentkalender in het algemeen, de voordelen, de opbouw en een aantal handige tools. En als ik iets ben vergeten, dan mag je me dat altijd laten weten. Dat kan via onze website, maar ook via onze sociale kanalen.

Mocht je nu trouwens zoiets hebben van: "leuk en aardig, zo’n contentkalender, maar ik heb helemaal geen zin om m’n eigen content te beheren." Geen probleem, dat kunnen wij ook voor je doen. Je kunt ons bereiken door hier even te klikken.